Category : Paradox DBMS
Archive   : TECH91.ZIP
Filename : TI795.ASC

PRODUCT : Paradox NUMBER : 795
VERSION : 3.0 & up
OS : DOS
DATE : September 11, 1991 PAGE : 1/4

TITLE : Using Reports to Set up Mailing Labels




The information in this technical information sheet is distilled
from the Presenting Data manual. (See example 3-5 in Presenting
Data--also the section "Using free-form reports" in chapter 5 of
Presenting Data)

Creating mailing labels in Paradox is a straightforward process,
provided you take all the variables involved into account. You
will need to know:

the height of the labels;

the width of the labels;

the number of labels across the page;

and whether you will be using regular print or compressed print.

Note for laserprinter users: laserprinters do not
usually print on the top or bottom lines of the page.
Therefore, you will need special laserprinter labels
that have a margin at the top and bottom of each page,
usually one half inch. You must also be certain to set
your printer to the appropriate number of lines per
page, and to set appropriate margins. (In many cases,
the factory default will be satisfactory.)

In our example, we will assume the following:

each label is one inch high;
there are three labels across the page;
and you will be using regular print.

You will need to design a free-form report to create your labels.
From the main menu, follow this sequence:

| {Report} | {Design} {TableName} {ReportNumber} | {Free-
form} type in description and press .

Note: Use {Design} for new reports, and {Change} for existing
reports.

Once in the report generator, delete all the lines from the
report. (To delete a line, move your cursor all the way to the













PRODUCT : Paradox NUMBER : 795
VERSION : 3.0 & up
OS : DOS
DATE : September 11, 1991 PAGE : 2/4

TITLE : Using Reports to Set up Mailing Labels




left and press Ctrl-Y.) Your report specification should now
look something like this:

Designing report R3 for Customer table Report 1/1
Page Footer
....+...10....+...20....+...30....+...40. ....+...70....+...8*
ÄpageÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ
ÄformÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ
ÄformÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ
ÄpageÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ
ÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍ ÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍ


Next, you will need set the labels up for the proper dimensions.
The number of lines you place between the two form lines depends
upon the size of your labels. On most printers, each line of
type is one-sixth of an inch high, so if your labels are one inch
high, you will need six lines between the form bands; if your
labels are one and a half inches high, you will need nine lines
between the form lines; and so on. Since the labels in our
example are an inch high, we will need to leave six lines between
the two form lines.

Note: Some printers are set for a line height other than one
sixth of an inch. If that is the case with your printer, use the
general formula:

# of lines per label = (label height in inches / line height)

Once you have inserted the correct number of lines between the
form bands, you must set the page width. A standard portrait
page width on letter-size paper is 80 characters. Since, in our
example, we have three labels across, we divide 80 by 3, and get
27 as the width of our labels. So we need to set our page width
to 27:

| {Setting} | {PageLayout} | {Width} {Ctrl-Backspace} type
in 27 and press {Enter}

The fractional number in the top right corner of the screen
should now be 1/3, which indicates that you are on the first page
width of three. (If the denominator is larger than three, delete














PRODUCT : Paradox NUMBER : 795
VERSION : 3.0 & up
OS : DOS
DATE : September 11, 1991 PAGE : 3/4

TITLE : Using Reports to Set up Mailing Labels




a page width; if it is smaller, insert a page width. Use |
{Settings} | {Pagelayout} | {Delete} | {Ok} as needed.)

Now set the page length to Continuous:

| {Setting} | {PageLayout} | {Length} {Ctrl-Backspace} and
type in c

Next, you will tell Paradox that you are creating labels:

| {Setting} | {Labels} | {Yes}

Now you will place our fields on the form using the sequence:

| {Field} | {Place} | {Regular} {Fieldname}

(You may need to reformat your fields so they fit within the page
width using | {Field} | {Reformat}

Your report specification should now look like this:

Designing report R2 for Customer table Report 1/3
Form Band, Field Squeeze, Line Squeeze City
....+...10....+...20......*....+...10....+...20......*....+...10..
ÄpageÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄıÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄıÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ
ÄÄÄgroup ZipÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄıÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄıÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ
ÄformÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄıÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄıÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ
± ±
A. AAAAAAAAAAAAAAA ± ±
AAAAAAAAAAAAAAAAAAAA ± ±
AAAAAAAAAAAAAAA, AA AAAAA± ±
AAAAAAAAAAAA ± ±
± ±
ÄformÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄıÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄıÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ
ÄÄÄgroup ZipÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄıÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄıÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ
ÄpageÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄıÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄıÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ
ÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍ

Then set the RemoveBlanks options for LineSqueeze and
FieldSqueeze:

| {Setting} | {RemoveBlanks} | {LineSqueeze} | {Yes} |
{Fixed}













PRODUCT : Paradox NUMBER : 795
VERSION : 3.0 & up
OS : DOS
DATE : September 11, 1991 PAGE : 4/4

TITLE : Using Reports to Set up Mailing Labels




and:

| {Setting} | {RemoveBlanks} | {FieldSqueeze} | {Yes}
Doing this will eliminate unwanted blank spaces on your labels.
The final step is to set the setup string for your printer:

Use either a Predefined setup:

| {Setting} | {Setup} | {Predefined} {Printer model}

or a Custom setup string:

| {Setting} | {Setup} | {Custom} {Printerport} {Setup
string}

Note for laserprinter users: If you are using a
laserprinter, you must at least send the "Clear/Reset"
string (\027E).

Now press F2 to save the report. You are ready to print:

| {Report} | {Output} {Tablename} | {Printer}

That's all there is to it.